Banner afbeelding

Onderdelen

Congres- en evenementenorganisatie


Bij congres- en evementenorganisatie komen vele facetten aan bod.
U kunt ons inschakelen voor het gehele logistieke traject, maar ook voor een gedeelte daarvan.
Afhankelijk van uw wensen en eisen, maken wij graag een offerte op maat voor u.

Key Conference Support kan o.m. de volgende onderdelen voor uw bijeenkomst uitvoeren:

Advies

  • Conceptontwikkeling van te organiseren congres of evenement, rekening houdend met uw wensen, eisen, doelgroepen en budget.

Logistieke Organisatie

  • Algeheel projectmanagement en -coördinatie

    Opstellen van planningen en draaiboeken en deze nauwlettend opvolgen zodat voortgang niet in gedrang komt en alle betrokkenen weten wat er verwacht wordt

  • Budgettering en financiële administratie

    Heldere en inzichtelijke budgettering van de kosten en opbrengsten en regelmatige terugkoppeling van stand van zaken

  • Locatieselectie

    Selectie op basis van plan van wensen en eisen: capaciteit, ligging, kwaliteit en kosten.

  • Communicatie & PR (incl. ontwikkeling website)

    Essentieel voor de werving van deelnemers: het communicatieplan.

  • Drukwerk

    Begeleiding bij alle drukwerkitems: zowel voor wat betreft de inhoud als het ontwerp

  • Sociaal- en Partner Programma

    Opzetten en organiseren van de 'sociale' momenten tijdens het project als het programma voor partners

  • Sponsorwerving

    Het opzetten van een sponsorplan en het ondersteunen bij het werven van sponsoren en het organiseren van sponsoractiviteiten.

  • Organisatie van beursvloer

    Het produceren van een plattegrond voor de informatiemarkt, het onderhouden van contacten met bedrijvn en het opzetten van een beursgids

  • Contact met (gast)sprekers

    Het contracteren van (gast)sprekers en (dag)voorzitters, het onderhouden van contacten met hen evenals het begeleiden van de sprekers en voorzitters op de dag zelf.

  • Catering

    Het maken van voorstel voor catering gedurende het congres en evenement (bijv. ontvangst, breaks, lunch, borrel, diner, feest, ontbijtsessies, etc)

  • Techniek

    Het opstellen van een AV-plan voor het gehele project. Daarbij hoort o.m. geluid, licht, apparatuur, cameraregistratie, internet, aankleding.

                               
       

   

    Deelnemersregistratie en hotelreserveringen

    • Opzetten van (on-line)registratie voor congresdeelnemers
      Versturen van bevestigingen, facturen; gereedmaken van badges en deelnemerslijsten.

    • Verzorgen van (on-line)hotelreserveringen
      Versturen van bevestigingen; contacten onderhouden met hotels en aanleveren kamerlijsten.

    • Organiseren van transport van congresdeelnemers
      Afspraken maken met vervoersbedrijven; vervoerschema's maken, etc.

    • Verwerken van betalingen van deelnamefees
      Versturen van betalingsbevestigingen en verzenden van betalingsherinneringen.

     

     


    On-site management

    • Begeleiding van het congres of evenement tijdens de opbouw, op de dag/dagen zelf en bij de afbouw. Daarbij vormt het congresdraaiboek als basis om te controleren of alles draait zoals het bedoeld is.
      U als opdrachtgever kunt zich dan volledig concentreren op het inhoudelijk congres en de deelnemers!

    • Inzet en begeleiding van congresmedewerkers.
      Zorgdragen dat op alle gewenste momenten de ingeroosterde congresmedewerkers aanwezig zijn, juist zijn geïnstrueerd en met veel enthousiasme en inzet de taken vervullen.

     

      Afronding en evaluatie 

      • Het organiseren van evaluaties voor deelnemers na afloop van het congres.
        Opzetten, uitvoeren, verwerken en rapporteren van evaluaties

      • Het evalueren van het congres of het evenement met de organisatiecommissie

        
                              

      Kortom: Key Conference Support kan u veel werk uit handen nemen!